Tietosuojaseloste
Palvelukoti Kotipetäjä Oy:n asiakasrekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Palvelua ostavat kunnat ja kuntayhtymät. Palvelukoti Kotipetäjä Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja noudattaa näiden henkilötietojen osalta asianomaisen rekisterinpitäjän tietosuojaselosteita
Palvelukoti Kotipetäjä Oy, mikäli asiakas ostaa itse palvelun.
Yhteystiedot
Rakkakiventie 4
96190 Rovaniemi
040 736 5528
toimisto@kotipetaja.fi
Rekisteriasiosta vastaava henkilö
Yhteystiedot
Päivi Ramlin
040-6210900
paivi.ramlin@kotipetaja.fi
Tietosuojavastaava
Yhteystiedot
Anniina Rauma
0407365528
tietosuojavastaava@kotipetaja.fi
2. Rekisterin käyttötarkoitus
Asiakassuhteen lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen ja palveluiden tuottamiseen tarvittavien asiakastietojen hallinta. Henkilötietojen käsittely ja käyttötarkoitus perustuu asiakkaisiin liittyvien tarpeellisten tietojen käsittelyyn, yhteistyökumppaneita varten sopimuksen mukaisen palvelun toteuttamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuus- tai sopimussuhteeseen tai rekisteröidyn suostumukseen. Henkilötietoja käsitellään asiakkaan asumisen, hoidon, huolenpidon ja turvallisuuden suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan. Asiakasrekisterin ja henkilöstölistan avulla hoidetaan sopimus- ja lakisääteisiä velvoitteita, yhteydenpitoa, markkinointia, tiedottamista ja laskutusta.
3. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin merkitään oleelliset tiedot kunkin asiakkaan henkilötiedoista
Rekisteröidystä voidaan tallentaa:
– Nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Asiakassuhteessa olevan lähiomaisen nimi ja yhteystiedot
– Syntymäaika ja henkilötunnus
– Tiedot asiakkaalle tarjotusta palvelusta sekä niiden raportoinnista ja laskuttamisesta
– Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai muun sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisen tahon väliset viestit, kommentit ja aineistot, suostumukset, kiellot ja asiakaspalautteet.
– Terveystiedot, sairaudet ja allergiat, lääkitykset
– Käyntipäivä tilastot
– Hoito-, ja kuntoutussuunnitelmat
– TUVA-toimintakykymittari, asiakkaan henkilötiedot, päivittäisten toimintojen pisteytys ja avuntarpeenmittaus
– EASYMEDI-lääketilausjärjestelmä, asiakkaan henkilötiedot ja tilattavat lääkkeet
4. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen toimisto@kotipetaja.fi.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään asiakassuhteen alkaessa ja sen aikana, tai asiakkaan suostumuksella lailliselta edustajalta tai lähiomaiselta. Rekisteröity on voinut antaa tietoja palveluntuottajan verkkosivujen tai sosiaalisen median palveluissa. Henkilötietoja voidaan kerätä myös asiakassuhteeseen liittyvistä sosiaali- ja terveysalan viranomaislähteistä.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Palvelukoti Kotipetäjä Oy:n ja sen jäsenliikkeiden ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan pyydettäessä asiakkaalle, jolla on julkisuuslain 11§ mukaisesti oikeus häntä koskeviin asiakirjoihin poikkeuksena asiakirjat, joista tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka muuta erittäin tärkeää yksityistä etua. Henkilöllä on oikeus saada informaatiota siitä, mihin hänen tietojaan käytetään EU tietosuoja-asetus 679/2016, 16-17 artikla.
Tietoja luovutetaan pyydettäessä sosiaalihuollon viranomaiselle, joka on tilannut asiakasprosessin. Yrityksellä on Lain sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 22.9.2000/812 20§:n mukaisesti velvollisuus antaa sosiaalihuollonviranomaiselle sen pyynnöstä maksutta ja salassapitosäännösten estämättä hallussaan olevat sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset.
7. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Palvelukoti Kotipetäjä Oy palauttaa asiakasta koskevat henkilötiedot rekisterinpitäjänä toimivalle kunnalle sopimussuhteen päätyttyä. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta taikka lähettämällä viestin osoitteeseen toimisto@kotipetaja.fi
8. Henkilötietojen käsittelijät
Palvelukoti Kotipetäjä Oy:n työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
9. Asiakastietojen käyttö ja rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakastietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä, että paperisia asiakastietoja. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuva hoitohenkilökunta.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan tietosuojavaltuutetulle ja niille asiakkaille, joita tietovuoto koskee voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti 72h kuluessa häiriötilanteen huomaamisesta.
Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta.
MANUAALINEN AINEISTO
Asiakkaaseen liittyvä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa toimistossa, jokaisen asiakkaan nimellä varustetussa kansiossa. Aineisto tuhotaan tai palautetaan sosiaaliviranomaiselle välittömästi, kun sen käsittelyyn ei ole enää laissa tarkoitettua perustetta.
SÄHKÖINEN AINEISTO
Asiakkaaseen liittyvän sähköisen aineiston käsittely tapahtuu yrityksen lukittavissa toimistotiloissa. Kirjaaminen tapahtuu hoitohenkilökunnan toimesta, joilla on käytössään henkilökohtaiset käyttöoikeudet ja tunnukset sähköiseen asiakastietojärjestelmään sekä avain toimistoon. Asiakastietojärjestelmien käyttöä valvotaan.
Uusi työntekijä perehdytetään toimintaan ennen avainten ja salasanojen luovuttamista. Työkoneilla on varmuuskopiointi. Tiedot kopioituvat automaattisesti. Salasanat vaihdetaan säännöllisesti.
Henkilötietojen käsittelyyn on oikeus niillä rekisterinpitäjän ja asiakastietojen käsittelijän henkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen. Rekisteritiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta teknisillä ratkaisuilla ja sovelluksilla. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja varmuuskopioitujen tietojen palauttamismahdollisuus varmistetaan.
Tietoturvaloukkaustilanteiden varalla yrityksen käytössä olevat tietokoneet on suojattu palomuurilla ja virustorjuntaohjelmilla.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
12. Evästeet ja selailun seuranta
Keräämme käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.
Sivustomme käyttää Google Analytics-palvelua.
Sivuillamme on myös linkkejä muihin sivustoihin ja palveluihin. Me emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.
